Agenten für Betriebe, die keine IT-Abteilung haben.
Ein Agent nimmt Ihrem Team wiederkehrende Arbeit ab. Dafür brauchen Sie keine eigene IT-Abteilung: Microsoft 365 läuft bei Ihnen schon und das ERP hat seine Daten längst. Läuft noch kein ERP, in das ein Agent buchen kann? Dann führen wir Business Central ein und bauen den Agenten gleich mit hinein.
Was Sie für den Anfang brauchen
Dienstagmorgen in einem Betrieb mit 120 Beschäftigten. Die Buchhaltung öffnet 35 Eingangsrechnungen. Sie legt jede neben die Bestellung und tippt die Kontierung in DATEV. Im Vertrieb beantwortet der Innendienst dieselben Angebotsanfragen wie letzte Woche. Die Personalabteilung rechnet für jeden Urlaubsantrag den Resturlaub nach und fragt im Team, wer vertritt. Hier wartet niemand auf eine KI-Strategie. Alle warten darauf, dass diese Arbeit kleiner wird. Wir glauben, dass ein Agent genau das kann.
Sie brauchen keine eigene IT-Abteilung dafür
Der Agent läuft in Ihrem Microsoft-Tenant. Das ist derselbe Ort, an dem heute Ihre E-Mails und Teams-Chats liegen. Wir bauen ihn und binden Ihr ERP an. Auf Wunsch betreiben wir ihn auch weiter. Wer Sie betreut, ist jemand, den Sie beim Vornamen kennen. Wenn Sie einen IT-Dienstleister haben, arbeiten wir gern mit ihm zusammen.
Es reicht, mit einem Vorgang anzufangen
Niemand muss das ganze Unternehmen umkrempeln. Wir nehmen einen Vorgang, der jede Woche vielfach vorkommt, und bringen ihn in den Betrieb. Etwa die Eingangsrechnung oder die Angebotsanfrage. Danach sehen Sie, was er bringt. In Ruhe entscheiden Sie dann, was als Nächstes kommt.
Microsoft 365 ist als Basis genug
Outlook, Teams, SharePoint und die Berechtigungen dahinter sind schon da. Genau darauf setzt der Agent auf. Er liest die Postfächer, die Sie ihm freigeben. Braucht er eine Freigabe, meldet er sich in Teams. Gebucht wird weiter in Ihrem ERP, ob Business Central, SAP Business One oder proALPHA.
Zwölf Vorgänge, die es in jedem Betrieb gibt
Ein Klick zeigt, was hereinkommt, was der Agent entscheidet und wer freigibt.
BuchhaltungEingangsrechnungen prüfen
BuchhaltungMahnwesen vorbereiten
EinkaufLieferantenmails beantworten
EinkaufReisekosten prüfen
VertriebAngebotsanfragen beantworten
ServiceReklamationen aufnehmen
ServiceWartungsmeldungen einplanen
PersonalUrlaubsanträge prüfen
PersonalZeugnisse entwerfen
GeschäftsführungTerminanfragen koordinieren
GeschäftsführungMonatsreport zusammenstellen
LogistikLieferscheine abgleichen
Wir würden mit der Eingangsrechnung anfangen
In einem Betrieb mit 120 Beschäftigten kommt die Eingangsrechnung gut 300 Mal im Monat vor. Die Regeln dafür stehen schon in Ihren Bestellungen und Ihrem Kontenrahmen. Dann ist der Agent im Betrieb. Nach den ersten 100 Fällen sieht Ihre Buchhaltung, wie viele davon ohne Nacharbeit durchgehen. Danach wissen Sie, ob als Nächstes die Angebotsanfrage oder die Reklamation kommen sollte.
Systeme, die wir dabei oft antreffen
Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, DATEV, proALPHA, abas, Sage, Microsoft 365, Microsoft Teams.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür eine eigene IT?
Nein. Der Agent läuft in Ihrem Microsoft-Tenant. Wir kümmern uns um Aufbau und Anbindung und auf Wunsch auch um den Betrieb. Wenn Sie einen IT-Dienstleister haben, beziehen wir ihn gern ein. So läuft nichts an ihm vorbei.
Reicht Microsoft 365 als Basis?
Ja, für den Anfang reicht es. Postfächer, Teams und die Berechtigungen aus Entra sind da. Genau darauf setzt der Agent auf. Für die Daten aus dem ERP bauen wir eine kleine Datenbasis in Azure. Sie wächst mit Ihnen und muss am ersten Tag nicht groß sein.
Was ist mit DATEV und unserer Steuerkanzlei?
DATEV bleibt und Ihre Steuerkanzlei bekommt weiterhin dieselben Buchungen. Der Agent bereitet Belege und Kontierung vor. Er übergibt sie über die Schnittstellen, die DATEV dafür vorsieht. Viele Steuerkanzleien sind froh, wenn die Belege vollständig und mit Prüfvermerk ankommen.
Was kostet das, grob gesagt?
Wir rechnen pro Vorgang und nicht pro Lizenz. Vor dem Start wissen Sie, was der erste Vorgang kostet. Sie wissen auch, was der Betrieb danach im Monat kostet. Die Azure-Kosten für einen Agenten in dieser Größe sind überschaubar. Wir reichen sie transparent an Sie weiter. Ob sich das lohnt, rechnen wir in der ersten Woche gemeinsam an Ihren Fallzahlen durch.
Wir haben Bedenken bei der Cloud. Wo liegen unsere Daten?
In Ihrem eigenen Microsoft-Tenant. Das Rechenzentrum steht in Deutschland oder der EU, je nachdem, was Sie wählen. Die Sprachmodelle in Microsoft Foundry trainieren nicht mit Ihren Daten. Über Berechtigungen bestimmen Sie, welche Postfächer und Ordner der Agent überhaupt sieht.
Was passiert, wenn der Agent Fehler macht?
Dann merkt es jemand, bevor etwas gebucht oder verschickt wird. Der Agent liefert nämlich Entwürfe und Vorschläge. Allein handelt er nur innerhalb der Grenzen, die Sie ihm setzen. Jeder Fall hat ein Protokoll mit Quelle und Begründung. Passt etwas nicht, stellen Sie den Agenten ab und arbeiten wie vorher weiter.
Wollen wir über Ihren ersten Vorgang sprechen?
Im Kurz-Assessment nehmen wir uns mit Fachbereich und IT einen Vorgang vor. Sie bekommen ein Zielbild und eine Aufwandsschätzung, zu der wir stehen. Kostenlos.
