Vom Onlineshop zum ERP: Business Central hinter Shopify.

Wo der Kunde stand

Cure Concept aus Düsseldorf entwickelt und vertreibt professionelle Kosmetikgeräte und Pflegeprodukte. Verkauft wird über Shopify an Endkunden und Partner, außerdem im Direktvertrieb und auf Messen. Die Ware kommt von Lieferanten aus Europa und Asien und geht aus dem eigenen Lager raus. Das Geschäft ist schnell gewachsen, über mehrere Kanäle und Länder. Die Werkzeuge aus der Anfangszeit hatten das lange gut getragen. Mit jedem neuen Kanal kostete der Abgleich zwischen ihnen mehr Zeit. Dazu kamen Anforderungen, die ein Shop allein nicht abbildet: Chargen und Mindesthaltbarkeit, Seriennummern, Einstandskosten mit Fracht und Zoll, die Steuer je Lieferland. Es war Zeit für ein ERP dahinter.

Was wir gemacht haben

Wir haben Business Central hinter den Shopify-Shop gesetzt. Aufträge aus dem Shop, dem B2B-Zugang und dem Direktvertrieb laufen von selbst in Business Central. Die Bestände gehen zurück in den Shop, und die Bruttopreise kommen so an, wie der Kunde sie gesehen hat. Jeder Artikel hat die Verfolgung, die zu ihm passt: Pflegeprodukte mit Charge und Mindesthaltbarkeit, Geräte mit Seriennummer. Beim Wareneingang wird die Restlaufzeit geprüft. Beim Versand geht zuerst raus, was zuerst abläuft. Bestellvorschläge kommen, bevor ein Bestand zu Ende geht. Fracht und Zoll werden auf die Artikel umgelegt, damit die Einstandskosten stimmen. Sets und Bundles sind als Stücklisten angelegt. Die Steuer ist je Lieferland hinterlegt. Die Übergabe an die Steuerberatung läuft vorerst weiter über den bewährten Weg. Die direkte Anbindung an DATEV folgt als eigener Schritt. So lief die Buchhaltung beim Start ohne Unterbrechung weiter. Vorgegangen sind wir in drei Schritten. Erst haben wir Abläufe, Artikel und Entscheidungen geklärt. Dann haben wir in einer Testumgebung gebaut, die mit dem Shop verbunden war. Alles mit Außenwirkung war darin gesperrt. Zum Start haben wir den Eröffnungsbestand mit Chargen übernommen, nach Rollen geschult und den Echtbetrieb begonnen.

Was dabei herausgekommen ist

Jede Charge lässt sich bis zum Kunden nachverfolgen. Aufträge aus Shop, B2B-Zugang und Direktvertrieb kommen ohne Abtippen in Business Central an. Die Bestände im Shop stimmen mit dem Lager überein.

Einkauf und Lager planen jetzt mit denselben Zahlen wie der Vertrieb. Bestellvorschläge kommen rechtzeitig, und die Einstandskosten stimmen. Der Shop bleibt das Schaufenster, Lager, Einkauf und Aufträge laufen dahinter in einem System.

Diese Datengrundlage ist das Fundament für Agenten. Weil Bestände, Chargen, Bestellungen und Einstandskosten sauber an einer Stelle liegen, kann ein Agent dort als Nächstes mitarbeiten. Er kann zum Beispiel Bestellvorschläge vorbereiten, Lieferantenbestätigungen abgleichen oder Frachtrechnungen gegen den Auftrag prüfen. Freigegeben wird weiter von Menschen.

Was schwieriger war als gedacht

Erst klassifizieren, dann buchen. Wird ein Artikel mit Charge, Mindesthaltbarkeit oder Seriennummer verfolgt? Das muss feststehen, bevor der erste Bestand gebucht ist. Später lässt es sich kaum noch ändern. Getestet haben wir so, dass kein Kunde etwas davon gemerkt hat. Die Steuer je Lieferland haben wir nach einem Testauftrag ins EU-Ausland einmal sauber hinterlegt. Bleibt die Frage, wer die Rechnung schreibt: der Shop, das ERP oder das bisherige Werkzeug. Das klingt nach einem Detail. Es bestimmt aber den Zahlungsabgleich und die Übergabe an DATEV. Deshalb haben wir die Frage früh gestellt und die Anbindung an DATEV als eigenen Schritt geplant, statt sie beim Start mitzunehmen.