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Agenten für die Störmeldung, die morgens als Erstes im Postfach liegt.
Ein Bestand mit 400 Mietparteien und ein Technikpostfach. Morgens liegt dort die Heizungsstörung aus dem dritten Stock neben der Betriebskostenrückfrage und der Wartungsrechnung des Aufzugsbauers. Jemand liest alles und sucht Einheit, Vertrag und Dienstleister. Dann tippt er es in das CAFM- oder ERP-System. Im Immobilien- und Facility-Management-Geschäft liegt die Arbeit zwischen Objekt, Mietpartei, Dienstleister und Buchhaltung. Sie wiederholt sich mit jedem Objekt. Wir sind überzeugt: Ein Agent kann sie übernehmen. Er muss nur den Bestand, die Verträge und die Wartungspläne kennen, die bei Ihnen längst gepflegt sind.
Erledigt
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was Ihnen heute die Zeit stiehlt
Störmeldungen kommen per Mail, Portal, Telefon und WhatsApp-Screenshot. Jedes Mal sucht jemand erst die Wohnung und dann den zuständigen Handwerker.
Zur Betriebskostenabrechnung stehen die Telefone nicht still. Die Antworten stehen alle in der Abrechnung. Nur findet sie keiner schnell genug.
Wartungsrechnungen prüfen wir gegen Verträge in drei Ordnern. Doppelabrechnungen merken wir erst beim Jahresabschluss.
Sechs Vorgänge, die ein Agent hier übernimmt
Für jeden Vorgang steht hier, was hereinkommt und was der Agent prüft. Dazu, was hinausgeht und wann ein Mensch das letzte Wort hat. Ihr Vorgang sieht vermutlich etwas anders aus. Genau den wollen wir hören.
Störmeldung aufnehmen und Dienstleister beauftragen
EingangEine Meldung per Mail, Mieterportal oder Telefonnotiz. Dazu kommen die Adresse, manchmal ein Foto und eine Beschreibung des Schadens.
EntscheidungDer Agent findet Objekt und Einheit und prüft Gewährleistung und Wartungsvertrag. Er stuft die Dringlichkeit nach Ihren Regeln ein und sucht den Rahmenvertragspartner für das Gewerk.
ErgebnisEin Ticket im CAFM mit Objektakte, Priorität und einem fertigen Auftragsentwurf an den Dienstleister. Dazu eine Eingangsbestätigung an die Mietpartei.
Mieteranfrage zur Betriebskostenabrechnung beantworten
EingangEine Rückfrage zur Abrechnung. Oft geht es um eine konkrete Position, die die Mietpartei nicht versteht oder bestreitet.
EntscheidungDer Agent zieht Abrechnung, Umlageschlüssel, Mietvertrag und die zugrunde liegenden Belege. Dann prüft er, ob die Position korrekt umgelegt wurde.
ErgebnisEin Antwortentwurf mit Erklärung, Rechenweg und Belegverweis. Oder ein Hinweis an die Abrechnung, dass hier tatsächlich etwas nicht stimmt.
Wartungs- und Dienstleisterrechnung gegen Vertrag prüfen
EingangEine Rechnung vom Aufzugsbauer, vom Reinigungsdienst oder vom Winterdienst. Sie kommt als PDF oder E-Rechnung ins Rechnungspostfach.
EntscheidungDer Agent ordnet die Rechnung Objekt, Vertrag und Leistungsnachweis zu. Er prüft Preise und Intervalle. Und er prüft, ob die Leistung für den Zeitraum schon einmal berechnet wurde.
ErgebnisEine vorkontierte Rechnung mit Prüfvermerk im ERP. Oder eine Rückfrage an den Dienstleister mit den abweichenden Positionen.
Wartungstermin und Prüfpflicht im Blick behalten
EingangDie Prüffristen aus Wartungsverträgen, Betreiberpflichten und den letzten Prüfprotokollen. Dazu die Terminbestätigungen der Dienstleister.
EntscheidungDer Agent vergleicht, welche Prüfung wann fällig ist und ob ein Termin steht. Nach dem Termin prüft er, ob das Protokoll wirklich angekommen ist.
ErgebnisEine Fälligkeitsliste je Objekt und Terminanfragen an die Dienstleister als Entwurf. Dazu ein Hinweis, wo ein Protokoll fehlt.
Besichtigungsanfragen organisieren
EingangAnfragen aus Portalen und von der eigenen Website. Sie kommen mit Unterlagen, Fragen zum Objekt und einem Wunschtermin.
EntscheidungDer Agent prüft, ob die Unterlagen vollständig sind, beantwortet Fragen zum Objekt aus dem Exposé und sucht freie Termine im Kalender.
ErgebnisTerminvorschläge als Entwurf, Antworten auf die Objektfragen und eine Nachfrage bei unvollständigen Unterlagen.
Übergabeprotokoll und Mängel nach dem Auszug verarbeiten
EingangEin Übergabeprotokoll mit Fotos, Zählerständen und Mängelliste. Es kommt als Formular oder Scan.
EntscheidungDer Agent liest Zählerstände und Mängel aus und ordnet sie der Einheit zu. Er prüft gegen das Einzugsprotokoll und die Kautionsregeln und ermittelt die nötigen Gewerke.
ErgebnisZählerstände an die Versorger und Instandsetzungsaufträge als Entwurf. Dazu eine Kautionsabrechnung mit Belegen und ein sauber abgelegtes Protokoll.
Ihr Vorgang steht nicht dabei?
Dann ist er wahrscheinlich der interessantere. Beschreiben Sie im Vorgangs-Check in drei Sätzen, was bei Ihnen jede Woche liegen bleibt. Wir sagen Ihnen offen, ob ein Agent das übernehmen könnte.
Störmeldung aufnehmen und Dienstleister beauftragen
Wir fangen gern mit der Störmeldung an. Sie kommt bei Ihnen täglich in großer Zahl. Mietparteien merken die Verbesserung sofort. Und die Regeln dafür stehen schon in Ihren Rahmenverträgen und Dringlichkeitsstufen. Der Agent muss sie nur anwenden.
Unser Ziel80 %der Störmeldungen sollen mit Objekt, Priorität und Dienstleister im CAFM stehen, bevor ein Mensch sie zum ersten Mal liest. Den Rest bekommt er mit einem fertigen Vorschlag.
Agentliest
Erledigt09:41
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was der Agent dafür braucht
Der Agent braucht den Objekt- und Einheitenbestand, die Mietverträge sowie die Wartungs- und Rahmenverträge der Dienstleister. Dazu kommen die Ticket- und Auftragshistorie aus dem CAFM und ein Blick in das Technik- und Rechnungspostfach. Wir führen diese Quellen in Microsoft Fabric und OneLake zusammen. So schaut der Agent auf einen geprüften Bestand. Er muss sich nicht durch drei Systeme und zwei Ordnerstrukturen arbeiten, die sich seit Jahren auseinanderentwickelt haben. Für die Buchhaltung kleinerer Verwalter und Dienstleister setzen wir bei Bedarf Business Central als Fundament ein.
Typische Systeme in Ihrer Branche
SAP RE-FXAareon WodisiX-HausPlanonMicrosoft Dynamics 365Microsoft 365
Häufige Fragen aus der Immobilienbranche
Wir arbeiten mit einem CAFM-System, das kaum Schnittstellen hat. Geht das trotzdem?
Meistens ja. Fast jedes CAFM- und ERP-System in der Branche hat einen Import, eine Datenbank oder wenigstens einen E-Mail-Eingang. Über einen dieser Wege bringen wir das Ergebnis des Agenten hinein. In der Assess-Phase schauen wir uns an, welcher Weg bei Ihnen sauber funktioniert.
Dürfen Mieterdaten überhaupt in eine KI?
Die Daten bleiben in Ihrem Azure-Tenant und werden in der EU gespeichert und verarbeitet. Das Modell lernt nicht daraus. Microsoft Purview regelt, welche Dokumente der Agent sehen darf. Jede Entscheidung wird mit Quelle protokolliert. Was in die Datenschutzerklärung für Ihre Mietparteien gehört, klären wir mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Wir haben viele kleine Objekte und wenig IT. Lohnt sich das?
Gerade dann. Die Arbeit ist dieselbe wie beim großen Bestand. Sie verteilt sich nur auf weniger Beschäftigte, die alles gleichzeitig machen. Wir fangen mit einem Vorgang an, meist mit der Störmeldung. Das Fundament bauen wir nur so groß, wie dieser Vorgang es braucht.
Wer betreibt den Agenten nach dem Projekt?
Das entscheiden Sie. Entweder übernimmt Ihr Team: Dafür bekommen Sie Quellcode, Dokumentation und Betriebshandbuch. Oder wir betreiben ihn als Managed Agent Ops. Einen Lock-in gibt es nicht, auch nicht bei uns.
Welche Herausforderung haben Sie in Ihrer Branche?
Am meisten interessiert uns Ihre Herausforderung. Schreiben Sie uns ein paar Zeilen dazu. Wir schauen sie uns mit Ihren heutigen Systemen kostenlos an. Dann sagen wir Ihnen offen, ob sich ein Agent lohnt.
