Bestellung 4471, bitte Liefertermin bestätigen
Agenten, die einen Vorgang zu Ende bringen.
Ein Agent bekommt bei uns kein Skript, sondern ein Ziel. Er liest den Vorgang und holt sich aus Ihren Systemen, was er braucht. Dann entscheidet er nach Regeln, die Sie mit uns festgelegt haben. Zum Schluss schreibt er auf, was er getan hat. Wir bauen das direkt in Ihrer Umgebung und bleiben danach dran.
| Vorgang | Der Agent | Ergebnis |
|---|---|---|
| Eingangsrechnung | gleicht sie mit Bestellung und Wareneingang ab | Buchung zur Freigabe |
| Bestellung per Mail | liest Positionen, prüft Preis und Bestand | Auftrag im ERP, Bestätigung an den Kunden |
| Reklamation | ordnet Kunde und Auftrag zu, prüft die Garantie | Antwortentwurf und Gutschrift |
| Störmeldung | findet Objekt und Gewerk, stuft die Dringlichkeit ein | Auftrag an den Dienstleister |
| Lieferschein | vergleicht Mengen mit der Bestellung | Abweichungen für den Einkauf |
So sieht ein Vorgang aus, wenn ein Agent ihn übernimmt
Irgendetwas kommt herein: eine Mail, ein Dokument, ein Ticket. Der Agent liest es und holt sich aus ERP, CRM oder Akte, was er dafür braucht. Dann entscheidet er nach den Regeln, die wir vorher gemeinsam mit Ihnen aufgeschrieben haben. Das Ergebnis landet im Fachsystem. Sieht die Regel es vor, geht es zuerst zur Freigabe an einen Menschen. Und jede dieser Aktionen steht im Protokoll.
Wir legen fest, welche Schritte er allein gehen darf und wo jemand draufschauen soll. Das bauen wir so, dass man es prüfen und ändern kann. Nichts davon versteckt sich in einem Prompt, den in einem Jahr niemand mehr versteht.
Agentliest
Erledigt09:41
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Bei uns arbeiten Agenten jeden Tag mit
Wir haben sie mit denselben Werkzeugen gebaut, die wir Ihnen einbauen würden. Und wir werten sie jeden Monat genauso aus.
Buchhaltung
Zeiterfassung
Angebote
Ausschreibungen
Vertrieb
Projektbesetzung
Recruiting
Marketing
Reporting
Plattform-Betrieb
Governance
Tagesbriefing
Personal
In diesen Bereichen übernehmen bei uns Agenten Vorgänge. Manche machen das schon lange, manche erst seit Kurzem. Welche genau, erzählen wir Ihnen gern im Gespräch. Dazu gehören auch die Dinge, die beim ersten Anlauf nicht geklappt haben.
So ist der Monatsbericht aufgebaut
Darin steht, was erledigt wurde und wo nachgefragt wurde. Und auch, was korrigiert werden musste und was es gekostet hat. Ein Blatt, das man in der Geschäftsführung auf den Tisch legen kann.
Erledigt
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was dazugehört, damit ein Agent im Alltag trägt
Ob ein Agent nach dem dritten Monat noch benutzt wird, entscheidet sich an sechs Dingen. Um alle sechs kümmern wir uns in Ihrer Umgebung.
Die Anbindung Ihrer Systeme
ERP, Dokumentenablage, Ticketing, Postfächer. Wo es Standard-Konnektoren gibt, nehmen wir sie. Sonst bauen wir eigene Schnittstellen. Das war zehn Jahre lang unser Kerngeschäft. Man merkt es an der Geschwindigkeit.
Eine Wissensbasis, die das Richtige findet
Damit ein Agent richtig antwortet, muss er genau die passenden Dokumente finden. Dafür strukturieren wir Akten, Verträge und Stammdaten. Die Berechtigungen nehmen wir mit: Der Agent sieht nur, was die Person auch sehen dürfte.
Regeln, die man lesen kann
Welche Schritte darf der Agent allein gehen? Wo holt er eine Freigabe und wann gibt er an einen Menschen ab? Wir schreiben das so auf, dass Fachbereich und IT es verstehen und testen können.
Ein nüchterner Blick auf die Qualität
Was hat der Agent erledigt? Wo war er unsicher und wo haben Menschen eingegriffen? Wir werten das jeden Monat aus und zeigen es Ihnen in Zahlen. Das gilt auch, wenn die Zahlen mal nicht schmeicheln.
Sicherheit, die Ihre IT unterschreibt
Agenten bekommen bei uns Identitäten, Rollen und Datenzugriffe wie Mitarbeitende. Wir vergeben sie zentral und protokollieren sie. Sie können sie jederzeit entziehen. Klassifizierung mit Purview, Inventar und Kontrolle liegen in Ihrer Umgebung.
Eine Übergabe, wann immer Sie wollen
Alles ist dokumentiert und liegt bei Ihnen. Wenn Ihr Team den Betrieb übernehmen soll, schulen wir es und ziehen uns geordnet zurück. Weil Sie jederzeit gehen könnten, geben wir uns Mühe, dass Sie bleiben.
Vier Pakete, vom ersten Blick bis zum Betrieb
Wo der Umfang vorher feststeht, arbeiten wir zum Festpreis. Die Beträge besprechen wir persönlich nach dem Assessment. Dann wissen beide Seiten, worum es geht.
Kurz-Assessment
Einstieg · kostenlos
- Workshop mit Fachbereich und IT
- Blick auf Datenlage und Freigaben
- Zielbild und Architektur
- eine Aufwandsschätzung, zu der wir stehen
Assessment und Pilot
Einstieg · Festpreis
- alles aus dem Kurz-Assessment
- ein Pilot in Ihrer Umgebung, an echten Daten
- Ergebnisbericht mit Zahlen
- Plan für die Umsetzung
Agenten in Produktion
Umsetzung · Festpreis in vier Größen, S bis XL
- Fundament und Governance
- Verstehen, Entwerfen, Bauen
- Test und Abnahme mit den Menschen, die damit arbeiten
- Übergabe mit Betriebshandbuch
Managed Agent Ops
Betrieb · Monatspauschale, zwei Stufen
- Monitoring und Auswertung der Qualität
- Wissensbasis und Updates
- kleine Erweiterungen sind drin
- Reaktionszeiten als SLA, Not-Aus, Monatsbericht
Was in Ihrer Branche jeden Tag liegen bleibt
Für neun Branchen haben wir aufgeschrieben, welche Vorgänge ein Agent übernehmen kann und womit man am besten anfängt.
Immobilien und Facility Management
Störmeldung aufnehmen und Dienstleister beauftragen · Mieteranfrage zur Betriebskostenabrechnung beantworten · Wartungs- und Dienstleisterrechnung gegen Vertrag prüfen und drei weitereIndustrie und Maschinenbau
Kundenbestellung erfassen und prüfen · Störmeldung einordnen und Einsatz vorschlagen · Ersatzteilanfrage beantworten und drei weitereLogistik und Transport
Transportauftrag erfassen und planen · Frachtrechnung gegen Auftrag prüfen · Schadensmeldung aufnehmen und bewerten und drei weitereEnergie und Versorger
Netzanschlussanfrage prüfen · Klärfall aus der Marktkommunikation lösen · Kundenanfrage zur Rechnung beantworten und drei weitereVersicherungen
Schadenmeldung aufnehmen und zuordnen · Gewerbeantrag auf Vollständigkeit und Risiko prüfen · Posteingang klassifizieren und verteilen und drei weitereBanken und Finanzdienstleister
KYC-Unterlagen prüfen und aktualisieren · Kreditantrag Firmenkunde vorbereiten · Beschwerde einordnen und beantworten und drei weiterePharma und Gesundheit
Abweichung klassifizieren und Ursachen vorschlagen · Nebenwirkungsmeldung erfassen und einstufen · Medizinische Anfrage beantworten und drei weitereHandel und Konsumgüter
Artikel anlegen aus Lieferantendaten · Retoure prüfen und entscheiden · Lieferantenrechnung gegen Konditionen prüfen und drei weitereTelekommunikation
Störungsticket einordnen und lösen · Geschäftskundenvertrag ins Billing übernehmen · Reportinganfrage beantworten und drei weitereFür Betriebe ohne eigene IT-Abteilung
Zwölf Vorgänge, die es in jedem Betrieb gibt, von der Eingangsrechnung bis zum Monatsreport.
So läuft das im Betrieb
Vier Vorgänge aus vier Branchen. Mit den Zielwerten, an denen wir messen, und dem, woran es meist hakt.
So läuft das bei einem Verwalter mit 9.000 Einheiten
Störmeldungs-Agent für Verwalter
Zielwerte: 80 % der Störmeldungen stehen mit Objekt, Priorität und Dienstleister im CAFM, bevor jemand sie liest · 6 Min. statt 40 Minuten je Meldung bis zur Beauftragung · 3 Min. bis die Mietpartei eine Eingangsbestätigung mit Ticketnummer hat
Zur Lösung So läuft das bei einem Maschinenbauer mit 240 BeschäftigtenBestell-Agent für Maschinenbauer
Zielwerte: 72 % der Bestellungen laufen ohne Abtippen durch · 11 Min. weniger Sachbearbeitung je Bestellung · 4 Std. statt zwei Tagen bis zur Rückfrage beim Kunden
Zur Lösung So läuft das bei einem Sachversicherer mit 6.000 Dokumenten am TagPosteingangs-Agent für Versicherer
Zielwerte: 91 % der Dokumente landen von selbst in der richtigen Akte · 1,5 Tage schneller sind Kleinschäden erledigt · 100 % der Regulierungen gibt ein Mensch frei
Zur Lösung So läuft das bei einem Regionalversorger mit 400 Klärfällen die WocheKlärfall-Agent für die Marktkommunikation
Zielwerte: 63 % der Klärfälle löst der Agent ohne Zutun eines Menschen · 0 Fristverletzungen, weil die Frist die Reihenfolge bestimmt · 9 Min. weniger Bearbeitungszeit je Klärfall
Zur LösungHäufige Fragen
Was unterscheidet einen Agenten von einem Chatbot?
Ein Chatbot antwortet, ein Agent handelt. Er liest den Vorgang und holt sich die Informationen aus Ihren Systemen. Dann entscheidet er nach Ihren Regeln und macht den nächsten Schritt. Er legt zum Beispiel einen Auftrag an oder trägt eine Frist ein. Und er schreibt auf, was er getan hat.
Was passiert, wenn der Agent sich nicht sicher ist?
Dann fragt er. Im Assessment legen wir gemeinsam fest, was er allein darf und wo ein Mensch das letzte Wort hat. Wir bauen es so, dass man es prüfen kann. Nichts davon versteckt sich in einem Prompt.
Welche Daten braucht ein Agent?
Genau die Dokumente, Postfächer und Fachsysteme, in denen der Vorgang heute liegt. Die binden wir an. Dabei gelten dieselben Berechtigungen wie für Menschen. Ein tragfähiges Datenfundament gehört deshalb zu jeder Produktivsetzung dazu.
Können wir den Agenten später selbst betreiben?
Ja, das meinen wir ernst. Alles ist dokumentiert und liegt in Ihrer Umgebung. Wenn Ihr Team übernehmen soll, schulen wir es und ziehen uns geordnet zurück. Sie könnten also jederzeit gehen. Genau deshalb bleiben Kunden bei uns.
Wie lange dauert es bis zum Regelbetrieb?
Ein erster Vorgang läuft produktiv, sobald Daten und Freigaben geklärt sind. Bei mehreren Vorgängen oder vielen Systemen dauert es länger. Wie lange, sagt Ihnen das Assessment vorher.
Wollen wir über Ihren ersten Vorgang sprechen?
Im Kurz-Assessment nehmen wir uns mit Fachbereich und IT einen Vorgang vor. Sie bekommen ein Zielbild und eine Aufwandsschätzung, zu der wir stehen. Kostenlos.
