Bestellung 4471, bitte Liefertermin bestätigen
Agenten für die Frachtrechnung, die zu spät geprüft wird.
Dienstagmittag in der Disposition. Das Telefon klingelt, und im Postfach liegen zwölf Transportaufträge als PDF. Auf dem dritten fehlt die Hausnummer. Gleichzeitig schickt ein Subunternehmer die Frachtrechnungen vom letzten Monat. Und ein Empfänger meldet mit zwei Handyfotos einen Schaden an der Palette. In der Logistik kommt alles auf einmal an: über Portale, EDI und E-Mail. Was nicht ins TMS passt, wird abgetippt oder bleibt liegen. Wir möchten, dass genau diese Arbeit ein Agent erledigt. Und zwar bevor Ihre Disposition überhaupt zum Hörer greift.
Erledigt
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was Ihnen heute die Zeit stiehlt
In unserer Disposition werden Aufträge aus Kunden-E-Mails von Hand ins TMS übertragen. Bei jedem dritten fehlt die Hausnummer oder das Zeitfenster.
Die Frachtrechnungen der Subunternehmer prüfen wir erst Wochen später. Der Abgleich mit dem Auftrag läuft von Hand, und immer kommt etwas Dringenderes dazwischen.
Für eine Schadensmeldung brauchen wir Fotos, Frachtbrief und Übergabeprotokoll. Die liegen in vier verschiedenen Postfächern.
Sechs Vorgänge, die ein Agent hier übernimmt
Für jeden Vorgang steht hier, was hereinkommt und was der Agent prüft. Dazu, was hinausgeht und wann ein Mensch das letzte Wort hat. Ihr Vorgang sieht vermutlich etwas anders aus. Genau den wollen wir hören.
Transportauftrag erfassen und planen
EingangEin Transportauftrag per E-Mail, PDF oder Portal mit Abholadresse, Ladung und Zeitfenster. Oft fehlt irgendwo etwas.
EntscheidungDer Agent vervollständigt die Adresse und prüft Gefahrgut und Maße. Dann ordnet er den Auftrag einer Tour oder einem Subunternehmer zu.
ErgebnisEin vollständiger Auftrag im TMS mit Tourvorschlag und dem Preis laut Kundentarif.
Frachtrechnung gegen Auftrag prüfen
EingangDie Rechnung eines Subunternehmers mit Positionen, Zuschlägen und Referenznummern. Sie kommt als PDF oder als Foto.
EntscheidungDer Agent legt die Positionen neben Auftrag, Tarif und Ablieferbeleg. Er markiert, was nicht zusammenpasst. Zum Beispiel eine Wartezeit oder einen Mautzuschlag.
ErgebnisEin Prüfprotokoll mit Freigabevorschlag. Stimmt etwas nicht, gibt es eine begründete Reklamation an den Subunternehmer als Entwurf.
Schadensmeldung aufnehmen und bewerten
EingangEine Schadensmeldung des Empfängers mit Fotos, Sendungsnummer und einer kurzen Beschreibung, was passiert ist.
EntscheidungDer Agent sammelt Frachtbrief, Übergabeprotokoll und Telematikdaten ein und prüft die Haftungsgrenzen nach CMR oder ADSp.
ErgebnisEine vollständige Schadensakte mit einer Einschätzung zur Haftung und einem Antwortentwurf an den Kunden.
Transportanfrage kalkulieren und Angebot erstellen
EingangEine Anfrage per E-Mail oder Portal mit Relation, Ladung und Terminwunsch. Zu Gewicht und Maßen gibt es oft nur eine grobe Angabe.
EntscheidungDer Agent prüft Kundentarif und Kapazität auf der Relation. Dazu kommen Zuschläge für Maut, Gefahrgut oder Zeitfenster. Daraus rechnet er den Preis aus.
ErgebnisEin Angebotsentwurf mit Preis, Laufzeit und Gültigkeit. Er ist im TMS als Vorgang angelegt.
Zollunterlagen für eine Sendung prüfen
EingangHandelsrechnung, Packliste und Ursprungsnachweis zu einer Exportsendung. Meistens kommen sie als drei getrennte PDFs vom Versender.
EntscheidungDer Agent gleicht Warenbeschreibung, Zolltarifnummern, Werte und Incoterms über die Dokumente ab. Außerdem prüft er, ob für das Zielland etwas fehlt.
ErgebnisEin vollständiger Unterlagensatz für die Zollanmeldung oder eine konkrete Nachforderung an den Versender als Entwurf.
Zeitfenster an der Rampe vergeben
EingangAnfragen von Speditionen und vom Fahrpersonal per Mail oder Telefonnotiz: Wann kann ich an welche Rampe? Mit Kennzeichen, Ladung und Sendungsnummer.
EntscheidungDer Agent gleicht die Anfrage mit freien Slots, Ladungsart und erwarteten Sendungen ab. Er erkennt Doppelbuchungen und Lieferungen ohne Avis.
ErgebnisEin gebuchtes Zeitfenster mit Bestätigung an den Absender und eine aktuelle Rampenübersicht für das Lager.
Ihr Vorgang steht nicht dabei?
Dann ist er wahrscheinlich der interessantere. Beschreiben Sie im Vorgangs-Check in drei Sätzen, was bei Ihnen jede Woche liegen bleibt. Wir sagen Ihnen offen, ob ein Agent das übernehmen könnte.
Frachtrechnung gegen Auftrag prüfen
Wir würden mit der Frachtrechnung beginnen. Die Prüfregeln stehen schon in Ihrem Tarif, und die Daten liegen im TMS. Jeder Fehler, den der Agent findet, fällt sofort im Geld auf. Deshalb sehen Sie den Nutzen in Wochen und nicht erst im Jahresabschluss.
Unser Ziel80 %der Frachtrechnungen sollen automatisch geprüft sein, mit einem Protokoll je Position. Nur die Abweichungen landen bei einem Menschen.
Agentliest
Erledigt09:41
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was der Agent dafür braucht
Der Agent braucht Aufträge, Tarife und Ablieferbelege aus dem TMS. Dazu kommen Telematikdaten, die Rechnungen aus dem DMS und die Postfächer Ihrer Disposition. In Microsoft Fabric und OneLake halten wir diese Daten zusammen. Die Sendungsnummer wird zum Schlüssel: Über sie findet der Agent in jeder Quelle dasselbe.
Typische Systeme in Ihrer Branche
SAP TMTransporeonCarLoMicrosoft Dynamics 365DocuWareMicrosoft 365
Häufige Fragen aus der Logistik
Wir haben EDI für die großen Kunden. Was bringt ein Agent zusätzlich?
EDI ist gut und bleibt auch so. Der Agent kümmert sich um den Rest, der nicht über EDI läuft: die E-Mails, PDFs und Portale der kleineren Kunden. Genau dort entsteht heute die Handarbeit.
Wie geht der Agent mit Subunternehmern um, die kein System haben?
Das ist der Normalfall, und er stört den Agenten nicht. Er liest deren Rechnungen und Belege als PDF oder Foto und ordnet sie dem Auftrag zu. Rückfragen formuliert er als Entwurf. Abschicken tut sie ein Mensch.
Darf der Agent Rechnungen selbst freigeben?
Nur in den Grenzen, die Sie ihm setzen. Zum Beispiel bei exakter Übereinstimmung unter 500 Euro. Alles andere geht an einen Menschen. Jede Freigabe wird protokolliert, egal wer sie erteilt hat.
Was ist, wenn das TMS gewechselt wird?
Dann bleibt der Agent, wo er ist. Seine Logik liegt auf Azure und in Fabric. Der Anschluss an ein neues TMS ist eine Schnittstelle, die wir anpassen. Ein neues Projekt wird daraus nicht.
Welche Herausforderung haben Sie in Ihrer Branche?
Am meisten interessiert uns Ihre Herausforderung. Schreiben Sie uns ein paar Zeilen dazu. Wir schauen sie uns mit Ihren heutigen Systemen kostenlos an. Dann sagen wir Ihnen offen, ob sich ein Agent lohnt.
