Bestellung 4471, bitte Liefertermin bestätigen
Agenten für den Auftrag, der als PDF ins Postfach kommt.
Montagmorgen in der Auftragsabwicklung. Im Postfach liegen 80 Bestellungen, jede als PDF aus dem ERP des Kunden. Jemand tippt sie in SAP ab. Daneben wartet eine Störmeldung mit der Seriennummer im Betreff. Und ein Kunde hat ein Foto vom Typenschild geschickt, weil er ein Ersatzteil braucht. Im Maschinenbau liegt die Arbeit genau zwischen den Systemen. Sie ist seit Jahren dieselbe. Wir sind überzeugt: Ein Agent kann sie übernehmen. Er muss nur die Regeln kennen, die in Ihrem Angebot und Ihrem Rahmenvertrag längst stehen.
Erledigt
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was Ihnen heute die Zeit stiehlt
Bei uns tippen drei Beschäftigte den ganzen Tag Bestellungen aus PDFs ab. Der Kunde hat diese PDFs vorher aus seinem eigenen ERP gedruckt.
Die Serviceanfragen landen in einem Sammelpostfach. Dann sucht jemand anhand der Seriennummer die Maschine, manchmal eine halbe Stunde lang.
Bei Ersatzteilen telefonieren wir dreimal hin und her. Typenschild, Stückliste und Lagerbestand stehen in drei Systemen, die sich nicht kennen.
Sechs Vorgänge, die ein Agent hier übernimmt
Für jeden Vorgang steht hier, was hereinkommt und was der Agent prüft. Dazu, was hinausgeht und wann ein Mensch das letzte Wort hat. Ihr Vorgang sieht vermutlich etwas anders aus. Genau den wollen wir hören.
Kundenbestellung erfassen und prüfen
EingangEine Bestellung kommt als PDF oder E-Mail herein. Sie enthält Artikelnummern, Mengen und einen Wunschtermin.
EntscheidungDer Agent vergleicht Artikel, Preise und Termine mit dem Angebot, dem Rahmenvertrag und der Lieferfähigkeit im ERP.
ErgebnisIm ERP steht ein vorbefüllter Kundenauftrag. Die Auftragsbestätigung liegt als Entwurf bereit.
Störmeldung einordnen und Einsatz vorschlagen
EingangEine Störmeldung per E-Mail, Portal oder als Telefonnotiz. Sie enthält die Seriennummer und eine Beschreibung dessen, was die Maschine gerade macht.
EntscheidungDer Agent findet die Maschine und prüft Garantie und Wartungsvertrag. Dann sucht er in der Servicehistorie nach ähnlichen Fällen.
ErgebnisEin Serviceticket mit der Maschinenakte und einer Vermutung zur Ursache. Dazu, wer im Service fachlich passt und in der Nähe ist.
Ersatzteilanfrage beantworten
EingangEine Anfrage mit Foto vom Typenschild oder mit Seriennummer. Manchmal gibt es nur eine ungefähre Beschreibung des Teils.
EntscheidungDer Agent identifiziert das Teil über Stückliste und Maschinenstand. Er schaut nach Lagerbestand, Preisliste und möglichen Nachfolgeteilen.
ErgebnisEin Angebotsentwurf mit Teilenummer, Preis und Lieferzeit. Bei Bedarf steht darin der Hinweis, dass es inzwischen ein Nachfolgeteil gibt.
Auftragsbestätigung des Lieferanten prüfen
EingangDie Auftragsbestätigung eines Lieferanten als PDF mit Positionen, Preisen und Liefertermin. Der Termin ist nicht immer der bestellte.
EntscheidungDer Agent legt die Bestätigung neben Ihre Bestellung und den Rahmenvertrag. Er erkennt Abweichungen bei Preis, Menge oder Termin. Und er sieht, ob ein Fertigungsauftrag davon betroffen ist.
ErgebnisEine bestätigte Bestellung im ERP oder eine Rückfrage an den Lieferanten als Entwurf. Dazu der Hinweis, welcher Kundenauftrag an dem Termin hängt.
Kundenreklamation aufnehmen und 8D-Bericht vorbereiten
EingangEine Reklamation per E-Mail oder Kundenportal. Sie enthält Seriennummer, Fotos und die Beschreibung, was am Teil nicht stimmt.
EntscheidungDer Agent ordnet Charge, Fertigungsauftrag und Prüfprotokolle zu. Er sucht nach ähnlichen Fällen und prüft, ob die Reklamation in der Gewährleistung liegt.
ErgebnisEin angelegter Reklamationsfall im QM-System mit den ersten Abschnitten des 8D-Berichts und einer Eingangsbestätigung an den Kunden als Entwurf.
Eingangsrechnung gegen Bestellung und Wareneingang prüfen
EingangEine Lieferantenrechnung als PDF mit Bestellnummer und Positionen. Manchmal steht ein Zuschlag darauf, von dem vorher niemand wusste.
EntscheidungDer Agent vergleicht die Positionen mit Bestellung und Wareneingang. Er prüft Zahlungsbedingungen und Skonto und markiert, was nicht zusammenpasst.
ErgebnisEin Buchungsvorschlag im ERP mit Kontierung und Fälligkeit oder eine begründete Rückfrage an den Lieferanten.
Ihr Vorgang steht nicht dabei?
Dann ist er wahrscheinlich der interessantere. Beschreiben Sie im Vorgangs-Check in drei Sätzen, was bei Ihnen jede Woche liegen bleibt. Wir sagen Ihnen offen, ob ein Agent das übernehmen könnte.
Kundenbestellung erfassen und prüfen
Wir fangen gern mit der Bestellung an. Der Vorgang ist sauber abgegrenzt und läuft bei Ihnen hundertfach pro Woche. Die Regeln stehen schon im Angebot und im Rahmenvertrag. Der Agent muss sie nur anwenden. Ihr Team merkt den Unterschied in der ersten Woche.
Unser Ziel70 %der Standardbestellungen sollen ohne manuelle Erfassung im ERP landen. Den Rest bekommt ein Mensch mit einem fertigen Vorschlag auf den Tisch.
Agentliest
Erledigt09:41
Wartet auf FreigabeFreigabe durch das Team
Protokoll
Was der Agent dafür braucht
Der Agent braucht aus dem ERP den Artikelstamm, die Preise, die Bestände und die Kundenaufträge. Dazu kommen Zeichnungen und Verträge aus dem DMS und ein Blick ins Auftragspostfach. Wir führen diese Quellen in Microsoft Fabric und OneLake zusammen. So schaut der Agent auf einen geprüften Stand und nicht auf fünf Schnittstellen, die sich gegenseitig widersprechen. Fehlt ein ERP für die Buchung, führen wir Business Central ein. Den Agenten bauen wir dann direkt hinein.
Typische Systeme in Ihrer Branche
SAP S/4HANAMicrosoft Dynamics 365proALPHADocuWareSalesforceMicrosoft 365
Häufige Fragen aus der Industrie
Unser SAP ist stark angepasst. Funktioniert das trotzdem?
Ja. Das ist bei fast jedem Maschinenbauer so. Der Agent arbeitet über Ihre vorhandenen Schnittstellen und Freigabewege und nicht an SAP vorbei. In der Assess-Phase schauen wir uns gemeinsam an, welche Felder und Prozesse betroffen sind.
Was passiert, wenn der Agent eine Bestellung falsch liest?
Dann merkt es jemand, bevor gebucht wird. Jeder Auftrag wird mit Konfidenz und Quelle protokolliert. Liegt er unter einer Schwelle oder weicht er vom Angebot ab, geht der Fall an einen Menschen. Ohne Protokoll wird bei uns nichts gebucht.
Verlassen unsere Konstruktionsdaten das Unternehmen?
Nein. Die Daten bleiben in Ihrem Azure-Tenant und werden in der EU gespeichert und verarbeitet. Microsoft Purview regelt, welche Dokumente der Agent überhaupt zu sehen bekommt.
Wer betreibt den Agenten nach dem Projekt?
Das entscheiden Sie. Entweder übernimmt Ihr Team: Dafür bekommen Sie Quellcode, Dokumentation und Betriebshandbuch. Oder wir betreiben ihn als Managed Agent Ops. Einen Lock-in gibt es nicht, auch nicht bei uns.
Welche Herausforderung haben Sie in Ihrer Branche?
Am meisten interessiert uns Ihre Herausforderung. Schreiben Sie uns ein paar Zeilen dazu. Wir schauen sie uns mit Ihren heutigen Systemen kostenlos an. Dann sagen wir Ihnen offen, ob sich ein Agent lohnt.
