Rechnungs- und Prüffristen-Agenten für Facility Management
Jede Wartungsrechnung trifft ihren Vertrag, und keine Prüffrist verstreicht mehr. So läuft das bei einem Facility-Dienstleister mit 600 Objekten.
Zielwerte, die wir für diesen Vorgang im Assessment festlegen und im Monatsbericht nachhalten:
Wo es hakt, was wir bauen und woran es meist liegt
Womit wir arbeiten: Microsoft Fabric, OneLake, Power BI, Microsoft Foundry, SAP RE-FX, Planon, Microsoft Purview.
Wo es hakt
Im Monat kommen rund 3.100 Rechnungen, verteilt auf 600 Objekte. Sie stammen von Aufzugsbauern, Reinigungsfirmen, Winterdiensten und Prüforganisationen. Die Rahmenverträge liegen in drei Ordnerstrukturen, die Prüfprotokolle im Postfach der Objektleiter. Doppelt abgerechnete Wartungsintervalle fallen beim Jahresabschluss auf. Verpasste Prüffristen fallen beim Versicherer auf. Das Reporting an die Eigentümer entsteht jeden Monat von Hand in Excel.
So bauen wir es
Zuerst kommt das Fundament. Wir bringen Objekt-, Vertrags- und Rechnungsdaten aus ERP, CAFM und Ordnern in ein Fabric Lakehouse. Die Verträge strukturieren wir so, dass Leistung, Intervall und Preis je Objekt abfragbar sind. Darauf laufen zwei Agenten. Der erste ordnet jede Rechnung Objekt, Vertrag und Leistungsnachweis zu. Er prüft Preise und Intervalle und kontiert vor. Der zweite vergleicht die Prüffristen aus den Betreiberpflichten mit zwei Dingen: den Terminen der Dienstleister und den Protokollen, die wirklich angekommen sind. Abweichungen gehen an die Objektbuchhaltung. Terminanfragen gehen erst nach Freigabe des Objektleiters raus. Das Eigentümer-Reporting kommt aus Power BI auf demselben Datenstand.
Woran es meist hakt
Die größten Abweichungen kommen von falschen Intervallen, nicht von falschen Preisen. Laut Vertrag findet eine Wartung jährlich statt, laut Rechnung halbjährlich. Einzeln sieht das jedes Mal plausibel aus. Es fällt erst auf, wenn die Intervalle je Objekt nebeneinanderstehen.
Unsere Verträge sind 15 Jahre alt und liegen als Scan in Ordnern. Reicht das als Datenbasis?“
Das ist der Normalfall. Der Agent liest die Scans und zieht Leistung, Intervall und Preis heraus. Ein Mensch prüft die Zuordnung einmal je Vertrag. Ab dann ist der Vertrag abfragbar. Die ersten Doppelabrechnungen findet man meist schon beim Strukturieren.
Wollen wir über Ihren ersten Vorgang sprechen?
Im Kurz-Assessment nehmen wir uns mit Fachbereich und IT einen Vorgang vor. Sie bekommen ein Zielbild und eine Aufwandsschätzung, zu der wir stehen. Kostenlos.
