Belege und Stundenzettel für Betriebe ohne IT
Die Buchhaltung eines Betriebs ohne IT-Abteilung läuft mit zwei Agenten. So läuft das bei einer Handwerksgruppe mit 70 Beschäftigten.
Zielwerte, die wir für diesen Vorgang im Assessment festlegen und im Monatsbericht nachhalten:
Wo es hakt, was wir bauen und woran es meist liegt
Womit wir arbeiten: Microsoft Foundry, Microsoft 365, DATEV Unternehmen online, Power Platform, Entra ID.
Wo es hakt
Drei Betriebe unter einem Dach: Sanitär, Elektro und Dachdecker. Eine Person macht die ganze Buchhaltung. Im Monat kommen rund 450 Eingangsrechnungen, dazu Stundenzettel von 50 Beschäftigten auf Montage auf Papier und als Foto. Und am Zehnten will die Steuerkanzlei ihre Belege. Eine IT gibt es nicht. Es gibt nur Microsoft 365, DATEV Unternehmen online und ein Handwerkerprogramm. Die Geschäftsführung hat auf einer Messe von Agenten gehört. Jetzt will sie wissen, ob das auch bei sieben Millionen Umsatz geht.
So bauen wir es
Es geht. Wir fangen mit dem Assessment an und vermessen den Rechnungsvorgang. Dann bauen wir zwei Agenten. Der erste holt die Rechnungen aus dem Postfach und prüft sie gegen Bestellungen und Lieferscheine aus dem Handwerkerprogramm. Er kontiert nach dem Kontenrahmen der Steuerkanzlei vor und legt sie in DATEV ab. Der andere liest die Stundenzettel, gleicht sie mit den Aufträgen ab und bereitet die Lohnabrechnung vor. Beide betreiben wir als Managed Agent Ops zum Monatspreis. Im Haus gibt es nämlich niemanden, der sie betreiben könnte. Die Buchhaltung bekommt jeden Morgen eine Liste mit dem, was sie entscheiden muss. Meist sind es sechs bis acht Fälle.
Woran es meist hakt
Schwieriger als die Rechnungen sind die Stundenzettel. Jeder Monteur schreibt anders. Bei ein paar Zetteln rätseln auch Menschen. Für diese Fälle gibt es eine Vorlage, und ab dann liest der Agent fast alle Zettel ohne Rückfrage.
Ich dachte, so etwas ist für Konzerne. Was kostet mich das im Monat? Und was ist, wenn es nicht funktioniert?“
Weniger als eine halbe Stelle. Das sagen wir Ihnen vor dem Start mit einer Zahl, zu der wir stehen. Wenn es nicht funktioniert, merken Sie das im Assessment, bevor Geld fließt. Und wir sagen es Ihnen selbst.
Wollen wir über Ihren ersten Vorgang sprechen?
Im Kurz-Assessment nehmen wir uns mit Fachbereich und IT einen Vorgang vor. Sie bekommen ein Zielbild und eine Aufwandsschätzung, zu der wir stehen. Kostenlos.
