Geschrieben aus Projekten und aus dem eigenen Betrieb. Fragen dazu beantworten wir im Erstgespräch.
Unsere eigene Buchhaltung läuft in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Manchmal werden wir gefragt, warum ein Beratungshaus wie Haavest dafür ein ERP nutzt und nicht einfach ein Buchhaltungsprogramm. Die ehrliche Antwort: Wir brauchten einen Ort, an dem ein Agent mit eigenen Rechten arbeiten darf. Mit einer offenen Schnittstelle und einem Protokoll, das jeder nachlesen kann. Und wir wollen nichts empfehlen, was wir nicht selbst jeden Tag benutzen.
Was der Agent macht, bevor jemand bucht
Er holt die Eingangsrechnungen aus unseren Postfächern. Das klappt als PDF genauso wie als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Dann prüft er die Pflichtangaben und sucht den Bestellbezug. Zu den Pflichtangaben gehören Name und Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsnummer und Datum. Dazu kommen Leistungszeitraum, Beträge und Steuersatz. Passt alles, legt er über die Schnittstelle von Business Central eine Einkaufsrechnung an. Sie enthält Kreditor, Zeilen, Sachkonto oder Artikel und die Kostenstelle als Dimension. Der Beleg hängt mit dran. Danach liegt die Rechnung vorkontiert in der Liste der offenen Einkaufsrechnungen und ist bereit zur Buchung. Es sieht aus, als hätte sie jemand aus der Buchhaltung vorbereitet.
Gebucht wird von einem Menschen
Der Agent meldet sich bei Business Central mit einer eigenen Identität aus Microsoft Entra ID an. Ein Konto aus dem Team nutzt er dafür nicht. Sein Berechtigungssatz erlaubt ihm, Einkaufsrechnungen anzulegen. Buchen darf er sie nicht. Business Central lässt für solche Anwendungen den Berechtigungssatz SUPER übrigens gar nicht erst zu. Bei Haavest halten wir das für richtig. Die Buchung macht unsere Buchhaltung, nachdem sie die Vorkontierung gesehen hat. Fehlt der Bestellbezug oder passt ein Betrag nicht, legt der Agent nichts an. Er schickt stattdessen eine Rückfrage. Die ist meistens schneller beantwortet als jede Korrektur danach.
Die meiste Arbeit steckte in unseren Regeln
Die Schnittstelle war schnell angebunden. Die eigentliche Arbeit war, unsere Regeln aufzuschreiben. Welche Software läuft auf welches Konto? Wann ist etwas eine Anschaffung und wann eine laufende Ausgabe? Welche Kostenstelle bekommt eine Reise, die zwei Projekte betrifft? Vieles davon wusste das Team aus Erfahrung. Jetzt ist es festgehalten, auch für Lieferanten, die ihre Rechnungen jeden Monat ein wenig anders gestalten. Die Regeln haben wir gemeinsam mit unserer Steuerkanzlei festgelegt. Jetzt stehen sie auf einer Seite, die der Agent und jede neue Person im Team gleichermaßen lesen können.
Die Steuerkanzlei bleibt, wo sie ist
Das war für uns eine wichtige Bedingung. Die deutsche Version von Business Central bringt einiges mit: die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER, die E-Rechnung und den Datenexport für die digitale Betriebsprüfung. Die Übergabe an DATEV läuft über eine bewährte Erweiterung. So bekommt unsere Steuerkanzlei ihre Daten in dem Format, mit dem sie seit Jahren arbeitet. Niemand musste für uns das Werkzeug wechseln.
Warum wir das jetzt auch bei Kunden einführen
Viele mittelständische Unternehmen, mit denen wir sprechen, stehen gerade vor derselben Entscheidung. Die Warenwirtschaft ist in die Jahre gekommen. Daneben sind Excel-Listen gewachsen, und die Buchhaltung bekommt ihre Belege als Stapel. Wenn Sie ohnehin ein neues ERP einführen, schreiben Sie Ihre Abläufe dabei sowieso neu auf. Genau das ist die Arbeit, die ein Agent braucht. Deshalb führen wir Business Central so ein, dass die Agenten vom ersten Tag an mitarbeiten. Sie bekommen eigene Rechte, Freigaben und ein Protokoll. Möchten Sie wissen, wie das bei Ihnen aussehen könnte? Dann erzählen wir Ihnen gern, was bei uns gut lief und was wir heute anders machen würden.
