Geschrieben aus Projekten und aus dem eigenen Betrieb. Fragen dazu beantworten wir im Erstgespräch.
Wir verkaufen nichts, was bei uns selbst nicht läuft. Deshalb bekommt unsere Geschäftsführung jeden Monat einen Bericht über die eigenen Agenten. Er passt auf ein Blatt. Die Zahlen kommen aus dem Protokoll und nicht aus der Erinnerung. So ist jede Zahl belastbar.
Buchhaltung
Der Agent holt die Eingangsrechnungen aus unseren Postfächern. Er prüft Pflichtangaben und Bestellbezug und erfasst sie als Einkaufsrechnung in Business Central. Gebucht wird erst, wenn ein Mensch zugestimmt hat. Im Bericht steht, wie viele Rechnungen mit einer Rückfrage zurückkamen. Meistens fehlt der Bestellbezug. Hat der Agent einen Beleg falsch zugeordnet, steht das ebenfalls drin.
Zeiterfassung
Projektzeiten erfassen wir im Dialog in Teams. Der Agent prüft sie gegen unser Regelwerk, bevor sie in Dynamics landen. Wer abends etwas vergessen hat, bekommt morgens eine freundliche Erinnerung. Der Bericht zeigt, wie viele Buchungen zurückgingen und wie viele später noch korrigiert werden mussten. Die zweite Zahl ist die wichtigere.
Tagesbriefing
Jede Person bekommt morgens eine Zusammenfassung aus Mails, Terminen und CRM-Stand. Kein Vorgang im Bericht ist unspektakulärer. Und keinen würde hier noch jemand hergeben.
Vertrieb
Angebote entwirft ein Agent aus unseren Katalogvorlagen. Ausschreibungen liest er und fasst die Anforderungen zusammen. Website-Anfragen legt er als Lead in Dynamics an. Jeder Angebotsentwurf geht zur Freigabe an die Geschäftsführung. Unverändert verschickt wird keiner, und das ist Absicht. Ein Angebot soll von uns kommen. Der Agent nimmt uns nur die erste Stunde ab.
Die übrigen
Dazu kommen Marketing und Reporting, Personal und Projektbesetzung, Recruiting, Plattform-Betrieb und Governance. Das reicht vom nächtlichen Plattform-Check bis zum Nachweis für die Microsoft-Spezialisierung. Im Bericht stehen sie in wenigen Zeilen. Über diese Vorgänge reden wir selten, weil sie einfach laufen.
Unter dem Strich
Am Ende stehen vier Zahlen: erledigte Vorgänge, Rückfragen an Menschen, Fehler und Kosten. Stunden rechnen wir bewusst nicht aus. Niemand weiß, wie lange ein Mensch für ein Briefing gebraucht hätte, das er sonst nicht gelesen hätte. Dieselbe Form gehört zu jedem Agenten, den wir bauen. Die wichtigste Lehre daraus ist immer dieselbe. Eine Rückfrage ist kein Fehler des Agenten. Sie ist das Sicherheitsnetz, das ihn im Betrieb hält.
